Opter pour l’utilisation d’un PIM permet de regrouper, de gérer, et d’améliorer la qualité de l’information produite d’une entreprise. Comme tout autre investissement financier, le PIM doit être étudié correctement, et il est important de consacrer du temps au choix des partenaires et des différents collaborateurs. Réaliser un appel d’offre permet alors de mettre en concurrence une série de prestataires dans le but de déterminer lequel sera le plus adapté aux besoins de l’entreprise. Réussir un appel d’offre ne sera cependant pas toujours facile, et il reste nécessaire d’appliquer des techniques cohérentes. Découvrir de quelles manières réussir un appel d’offres PIM devient alors important dans ce contexte.
L’analyse globale du marché
Le PIM qui est un acronyme de Product Information Management, est un outil de gestion qui va permettre à une entreprise de pouvoir regrouper, centraliser, et gérer ses informations produites de manière beaucoup plus efficace. Pour que l’appel d’offres PIM puisse se faire correctement, il faudra d’abord passer par une analyse globale du marché. Ainsi, lors du commencement d’un projet, l’entreprise devra alors désigner un responsable général qui devra s’occuper de la conduite d’appel, et de constituer une équipe stable et performante (service marketing, commercial…). Le responsable devra suivre de près l’intégralité des étapes liées au projet, la présence d’une personne stable au sein de l’équipe pourra grandement augmenter les chances de réussite.
Ensuite, après avoir choisi et défini les rôles, l’entreprise pourra maintenant se lancer dans la collecte d’informations afin d’identifier qui sera les intervenants ainsi que leurs positions actuelles. Recueillir des données de ce genre va permettre d’avoir une meilleure connaissance du marché, et se faire une idée plus précise des logiciels qui sont proposés.
L’entreprise pourra maintenant entrer en contact avec les partenaires potentiels afin de déterminer si la collaboration sera possible. C’est aussi un bon moyen de clarifier les enjeux, les coûts, et les différentes contraintes.
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Les différentes procédures à suivre
Une fois l’analyse globale réalisée correctement, il est maintenant temps de constituer un dossier de consultation. Afin d’apporter des informations correctes et précises, le dossier devra être clair et bien structuré. De cette manière, les prestataires auront une meilleure compréhension des besoins et des attentes de votre entreprise en termes de logiciel, et ainsi, vous pourrez trouver plus facilement celui qui vous est adapté.
Après avoir établi un dossier complet et bien réalisé, vous devrez alors le soumettre à une liste de différents prestataires. Le nombre de vos prestataires potentiels devra être entre 5 et 10, chaque prestataire va alors offrir son analyse sur le dossier, et il se chargera de le remplir afin que votre entreprise soit mise au courant de l’appel d'offres pim proposée. Après avoir reçu les réponses de tous les prestataires, il sera libre à vous d’étudier et de comparer les propositions. Vous pourrez par la suite, inviter les prestataires choisis afin qu’ils viennent présenter leurs offres plus en détails. Une démonstration complète va vous aider à avoir les idées plus au clair, à obtenir de meilleurs renseignements, et donc une meilleure compréhension.
Construire une liste restreinte
Les rencontres avec les prestataires vont alors permettre de déterminer lesquels sont les plus intéressants, et lesquels proposent les meilleures offres. Une fois toutes les rencontres terminées, il vous sera recommandé de dresser une liste plus restreinte sur laquelle vous ne garderez que les deux ou trois prestataires qui vous conviendront le mieux. C’est donc une phase d’élimination pendant laquelle vous retirez les prestataires qui ne correspondent pas à vos attentes.
Les prestataires qui restent devront présenter un POC (Proof Of Concept), afin de montrer les actions et les initiatives qu’ils souhaitent entreprendre pour l’entreprise. De cette manière, vous obtiendrez des informations supplémentaires qui pourront faire la balance lors de vos comparaisons. Faire le choix d’utiliser un PIM signifie apporter un regard neuf sur les productions et les équipes de l’entreprise, et donc, il est important d’être professionnel et assidu lors du choix de votre appel d'offres pim.
Choix final du prestataire et contractualisation
Après avoir réalisé toutes ces étapes, vous serez maintenant en possession de toutes les informations nécessaires pour effectuer votre choix final, et votre entreprise sera alors prête à choisir son prestataire. Une fois le choix réalisé, il faudra informer le prestataire qu’il vous convient et donc que vous pouvez travailler ensemble. Par ailleurs, vous devrez aussi informer les prestataires non retenus qu’ils n’ont pas été choisis, tout en leur expliquant les raisons de votre choix. L’objectif ici sera alors de finaliser et de signer les différents documents.
La sélection pim devra se faire de la façon la plus correcte possible afin de vous assurer de trouver un partenaire stable, compétent, mais surtout fiable. Le prestataire devra proposer des arguments et des offres claires et pertinentes, afin que votre entreprise puisse réellement progresser.